n8n vs Zapier vs Make: cuál elegir para tu pyme

Respuesta corta

Si nadie en tu empresa es técnico y quieres algo funcionando esta semana, empieza con Zapier. Si quieres más control a un coste menor y aceptas una curva de aprendizaje media, Make. Si tienes (o pagas) a alguien que pueda mantener un servidor y quieres que los datos se queden en casa, n8n.

Pero la pregunta buena no es cuál es mejor. Es: ¿quién va a arreglar la automatización el día que falle? Esa respuesta elige la herramienta por ti.

Qué hacen las tres

Las tres sirven para lo mismo: conectar las aplicaciones que ya usas y que las tareas repetitivas se hagan solas. Por ejemplo:

• Cuando alguien rellena el formulario de tu web, guardar sus datos en una hoja de cálculo y avisarte por email.
• Cuando llega una factura al correo, guardarla en una carpeta y apuntarla en tu control de gastos.
• Cuando un cliente reserva, enviarle un recordatorio el día antes.

Las tres permiten además añadir pasos con IA: resumir un email, clasificar una consulta o redactar un borrador de respuesta. La diferencia está en lo fácil que es empezar, en cómo cobran y en dónde viven tus datos.

Comparativa rápida

Los precios cambian a menudo: consulta la página de precios oficial de cada herramienta antes de decidir.

Zapier: el más fácil, el que más sube de precio

Para quién: negocios sin perfil técnico que quieren automatizar 2 o 3 tareas sencillas ya.

A favor:

• Se configura en minutos, con un asistente paso a paso.
• Tiene la mayor cantidad de aplicaciones conectables.
• No tienes que mantener nada: si algo cambia, lo actualizan ellos.

En contra:

• Cobra por cada tarea que ejecuta. Si un flujo de 5 pasos se ejecuta 100 veces, cuenta mucho más que 100. Con volumen, la factura crece rápido.
• Los flujos complejos (condiciones, bucles) son menos cómodos que en Make o n8n.
• Tus datos pasan por sus servidores: revísalo si manejas datos personales de clientes.

Make: más potencia por menos dinero

Para quién: pymes con alguien con ganas de aprender, que quieren flujos más completos sin montar un servidor.

A favor:

• Editor visual: ves el flujo como un esquema de círculos conectados, muy claro para procesos con varias ramas.
• Suele salir más barato que Zapier para el mismo volumen.
• Muy flexible para transformar datos (fechas, textos, importes).

En contra:

• La curva de aprendizaje es mayor: los primeros flujos llevan horas, no minutos.
• Cobra por operaciones: un flujo mal diseñado puede gastar el cupo del mes sin que te des cuenta.
• Igual que Zapier, tus datos pasan por su nube.

n8n: el más potente, el que más responsabilidad te da

Para quién: negocios con alguien técnico (propio o contratado), con mucho volumen o con datos que no quieren sacar de casa.

A favor:

• Puedes instalarlo en tu propio servidor: sin coste por ejecución y con los datos bajo tu control.
• Cobra por ejecución del flujo completo, no por cada paso, así que los flujos largos no se encarecen.
• Muy fuerte en flujos con IA: agentes, resúmenes, clasificación de emails.
• Puedes conectar casi cualquier servicio que tenga API, aunque no tenga integración oficial.

En contra:

• Si lo instalas tú, eres responsable de las actualizaciones, las copias de seguridad y la seguridad del servidor. Esto no es opcional.
• Pide más conocimientos técnicos que las otras dos.
• Tiene menos integraciones "de un clic" que Zapier.

En IA Negocios usamos n8n para nuestro propio flujo de trabajo, así que conocemos de primera mano tanto su potencia como el mantenimiento que pide.

Cómo elegir en 4 preguntas

1. ¿Quién lo va a mantener? Si la respuesta es "nadie" o "yo, cuando tenga un rato", descarta n8n instalado en tu servidor. Zapier o Make.
2. ¿Cuántas veces al mes se va a ejecutar? Pocas decenas: cualquiera vale, Zapier es lo más rápido. Cientos o miles: compara el coste en Make y n8n antes de decidir.
3. ¿Qué datos van a pasar por ahí? Si son datos personales de clientes, salud o nóminas, mira dónde se alojan y si el proveedor firma un contrato de encargado de tratamiento (RGPD). n8n en tu propio servidor te da el máximo control.
4. ¿La aplicación que necesitas está conectada? Busca en la web de cada herramienta si tiene integración con tu programa de facturación, CRM o tienda online. Si solo una la tiene, ya has elegido.

Riesgos que no te cuentan

• Automatizaciones rotas en silencio. Si cambia un formulario o caduca una contraseña, el flujo deja de funcionar y nadie se entera. Activa los avisos de error por email en la herramienta que elijas y revisa una vez por semana.
• Dependencia de una persona. Si solo una persona sabe cómo funciona, documenta cada flujo: qué hace, qué aplicaciones usa y a quién avisar si falla.
• Permisos de más. Al conectar tu email o tu CRM, la herramienta pide acceso. Dale solo el que necesite y usa cuentas de servicio cuando puedas.
• IA sin revisión. Si añades pasos con IA (redactar respuestas, clasificar clientes), que una persona revise antes de que nada salga hacia un cliente.

Lo que de verdad cuesta

La licencia suele ser lo de menos. Lo que más pesa es:

• El tiempo de puesta en marcha: diseñar el proceso, configurarlo y probarlo con casos reales.
• El mantenimiento: revisar errores, adaptar el flujo cuando cambian tus herramientas y, si usas n8n en tu servidor, actualizarlo y hacer copias de seguridad.
• Los errores no detectados: un contacto perdido o una factura sin registrar pueden costar más que un año de suscripción.

Nuestra recomendación

Empieza por un solo proceso que te quite tiempo cada semana. Dibújalo en papel antes de abrir ninguna herramienta. Monta la versión más simple, sin IA, y déjala funcionar dos semanas. Si funciona y la usas, entonces añade la parte de IA o el siguiente proceso.

Si quieres probar n8n sin empezar de cero, en Recursos tienes gratis una plantilla que guarda los contactos de tu web en Google Sheets y te avisa por email.

¿No sabes por dónde empezar en tu negocio? En una sesión de diagnóstico de 1 hora revisamos tus procesos y te decimos qué merece la pena automatizar, con qué herramienta y qué no tocar.